Les évènements professionnels sont des leviers stratégiques pour renforcer la notoriété, développer le réseau et générer des opportunités d’affaires tout en participant au bien-être des équipes. Toutefois, pour garantir le succès de l’évènement, il est important de suivre chaque étape dans le bon ordre ! Découvrez nos 10 conseils pour réussir vos évènements B2B dans de bonnes conditions :
Étape 1 : Définir des objectifs clairs
Avant de vous lancer, il est essentiel de définir les objectifs de votre projet :
- Fidéliser les clients
- Promouvoir un nouveau produit / activité / service
- Renforcer la cohésion d’équipe des collaborateurs, stimuler leur réflexion
Ensuite, il faut fixer des indicateurs de performance (KPI) ce qui permettra d’évaluer l’impact de votre évènement et d’optimiser les futures éditions. Voici quelques exemples de KPI à utiliser :
- Le taux de satisfaction
- Le taux d’interaction sur les réseaux sociaux (likes, commentaires, partages…)
- Le retour sur investissement (ROI) pour comparer les coûts utilisées et les bénéfices générés
- Le nombre de participants et le taux d’engagement
En définissant des objectifs clairs et en mesurant vos performances, vous pourrez ainsi ajuster votre stratégie pour maximiser au mieux l’impact de votre projet.
Étape 2 : Choisir le bon format d’évènement
Il n’est pas toujours évident de choisir le format parfait pour son évènement. En fonction de vos objectifs et de votre public, vous devrez adapter votre choix. Voici quelques idées pour mieux vous orienter. Évènement physique, hybride ou digital : Que choisir ?
- Évènement physique : L’objectif est de favoriser les interactions humaines et être dans une immersion totale. Cela crée une expérience mémorable pour tous, cependant, la logistique est assez conséquente.
- Évènement hybride : Il s’agit d’un évènement qui combine présence physique avec une participation en ligne. Cela permet d’élargir l’audience tout en maintenant une dimension présentielle.
- Évènement digital : C’est un évènement 100% en ligne, accessible à un large public et très économique.
Quels formats d’évènement choisir ?
- Conférences : Elles peuvent être physiques, hybrides ou digitales. Un bon moyen pour favoriser les interactions et être accessible au plus grand nombre.
- Networking : 2 possibilités, en physique pour favoriser les échanges directs. En digital, il permet d’élargir son réseau sans avoir de contrainte géographique.
- Salons : Ils sont principalement des évènements physiques, ils permettent une immersion totale. Cependant, il est possible de réaliser des salons hybrides afin de toucher plus de participants.
- Team-building : Possibilité de l’effectuer en physique comme en digital avec des concepts ludiques et fun (ateliers du rire online, bingo visio, e-challenge…), il est plus efficace en présentiel car il permet une cohésion d’équipe plus importante.
Avec Neovent, nos experts vous aident à faire les bons choix pour satisfaire au mieux vos invités.
Étape 3 : Comment choisir le bon lieu pour un événement B2B ?
Le choix du lieu est une étape clé, car c’est un des éléments qui rendra votre évènement mémorable. Votre choix devra s’appuyer de certaines conditions pour rendre l’expérience unique :
- Accessibilité (lieu à proximité des transports, des commodités, facilité à se garer…)
- Capacité (possibilité d’accueil des invités)
- Service inclus (traiteur, équipement informatique, hébergement, transport…)
Attention, il est très important de réserver le lieu en avance afin qu’il soit disponible pour votre date et que les services choisis le soient également.
Étape 4 : Budget d’un événement B2B : comment bien l’optimiser ?
Élaborer un budget détaillé avec l’ensemble des dépenses est la meilleure façon d’avoir un budget réaliste et permet aussi de contrôler les coûts. Il est important de prendre en compte :
- La restauration et hébergement (si cela est prévu)
- La location du lieu
- Les animations (et prestations supplémentaires si besoin)
Point d’alerte : pensez aux imprévus ! Il est nécessaire d’anticiper et de prévoir une marge.
Étape 5 : Construire un programme engageant
Un des enjeux principaux en organisant un évènement professionnel c’est de favoriser les interactions et de capter l’attention des invités. C’est pourquoi, il est essentiel de construire un programme engageant en le structurant et en y intégrant des activités interactives. Il doit être rythmé et fluide pour garantir son succès. Voici quelques conseils pour structurer votre évènement :
- Définir les objectifs de votre évènement
- Prévoir des temps de pause (pour éviter de fatiguer le public si le programme est conséquent)
- Varier les formats (conférences, réunion, atelier team-building…)
Ajoutez une touche collaborative avec des animations team-building interactives pour maximiser la cohésion et l’engagement des participants. Quelques idées de jeux pour rendre votre projet évènementiel plus immersif et intéressant :
- Défis
- Quiz
- Challenges
- Escape game
En trouvant le bon équilibre entre moments de travail et activités interactives, votre évènement deviendra une expérience inédite qui sera source d’opportunité tant pour les salariés que l’entreprise.
Étape 6 : Assurer une communication efficace
La réussite d’un évènement est en partie grâce à la communication qui joue un rôle clé. C’est ce qui va permettre de capter l’attention du public visé et surtout d’y maintenir son intérêt. Pour cela, il faut :
- Lancer la communication plusieurs semaines en avance
- Utiliser les réseaux sociaux pour encourager l’engagement
- Créer des campagnes de mails
- Suivre les performances de la campagne de communication
Une communication efficace permet de rendre visible l’évènement et encourager un taux de participation élevé.
Étape 7 : Gérer la logistique et l’organisation le jour J
Pour garantir le succès de votre moment, tout doit être prêt le jour J ! Voici quelques conseils qui mèneront à sa réussite :
- Faites une checklist des points de contrôle (accueil, matériel, restauration, hébergement…)
- Définissez les rôles et responsabilités de chacun pour plus d’efficacité
Point de vigilance : Anticipez les imprévus avec un plan B (problèmes techniques, retard des invités & intervenants…).
Étape 8 : Proposer une expérience immersive et innovante
Faites vivre une expérience exceptionnelle à vos invités en marquant leurs esprits ! Quelques idées :
- Technologies innovantes : insertion d’un QR code pour interagir ou accéder à des contenus, application mobile…
- Gamification : défi, quiz, challenge…
Pour donner une dimension plus incroyable à votre évènement, pensez à des jeux comme la réalité virtuelle pour une immersion à 100%.
Étape 9 : Suivre et analyser les résultats post-évènement
Après votre évènement, il est essentiel de suivre et d’analyser les résultats de votre évènement en récoltant des feedbacks avec des enquêtes de satisfaction par exemple.
Analysez les KPI que vous avez choisi au début de votre projet (taux de satisfaction d’interaction sur les réseaux sociaux, retour sur investissement (ROI), nombre de participants et le taux d’engagement…).
Ces analyses vous permettront d’évaluer votre performance et de vous améliorer lors de vos prochains évènements.
Étape 10 : Assurer une communication post-évènement
Également, il est important de maintenir la relation avec les participants avec une communication post-évènement. Pour cela, plusieurs actions peuvent être mises en place :
- Remercier avec une campagne de mail
- Partager des photos et vidéos sur les réseaux sociaux (attention toutefois aux droits à l’image)
- Maintenir l’engagement avec des newsletters et offres promotionnelles exclusives
L’organisation d’un évènement professionnel demande du temps et une expertise complète. Avec Neovent, agence évènementielle B2B, nous accompagnons toutes les entreprises dans la création d’évènements B2B impactants.
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