Choisir son agence événementielle n’est pas chose facile. On se demande combien d’agences s’offrent à nous et que ce soit à Paris ou en Ile de France, à Lyon (pour une soirée ou un séminaire) à Lille, à Nantes pour une soirée ou à encore Bordeaux… Nous ne savons pas laquelle choisir. De nombreux éléments peuvent rentrer en compte dans notre choix. Et par ailleurs, confier la conception et l’organisation de son événement d’entreprise à un tiers requiert de la confiance ! Ceci est d’autant plus malaisé que les agences ont leur spécialité, leur métier propre, leur expérience construite avec le temps. Nous vous aidons à y voir plus clair !
Quelles sont les différents types d’agence événementielle ? Et comment ces sociétés fonctionnent-t-elles ?
Tout d’abord, et ce sont généralement les plus grosses, les agences de communication se positionnent comme des acteurs à 360° : elles peuvent proposer différents services (print, web, RP, e-commerce…) dont l’événementiel fait partie. L’avantage est que leur service est complet et peut proposer des prestations intégrées dans l’événement (PLV, communication off line et online, scénographie, etc…). L’inconvénient résidera notamment dans le fait que l’événementiel n’est pas leur cœur de métier. Vous pourrez aussi, face à de grosses agences, avoir des difficultés à faire valoir votre projet car celui-ci risque d’être trop petit…
Le profil de ces sociétés va varier en fonction de leur domaine de spécialité. Certaines auront plus de facilité à organiser des événements de type soirée événementielle, convention, réunion, lancement de produit. Tandis que d’autres seront plus pertinentes dans l’organisation de team building, d’incentive, de séminaire en France ou à l’étranger ou encore dans le montage de voyages de récompense ou de relationnel client. Il est vrai que les méthodes, les réseaux, les expertises ne sont pas tout à fait les mêmes et ne regroupent pas les mêmes compétences.
Retrouvez tous nos domaines de spécialité sur notre site internet !
Qu’est-ce qu’un bon chef de projet en agence événementielle ?
L’écoute : si votre chef de projet passe plus de temps à parler qu’à vous écouter… Fuyez ! L’écoute fait partie des qualités essentielles à la réussite du projet car c’est VOTRE projet, pas le sien. Sa mission est de rapprocher vos envies, dans la mesure du possible, des possibilités qui se trouvent à sa disposition et d’en fabriquer des solutions concrètes et viables.
La volonté et le dynamisme : le chef de projet en agence d’événementielle est votre bras droit. Son rôle est de défendre vos intérêts, de coller à vos envies, de trouver des solutions. Et parfois, dans des situations d’urgence, dans des situations critiques, il saura, avec force et calme, faire valoir la réussite de votre événement auprès des prestataires (hôtels, lieu, prestataires techniques, etc…) qui sont eux parfois trop proches de leur problématique métier.
Expertise et souplesse : évidemment, un bon chef de projet est expérimenté. C’est un professionnel dans ce secteur. Il sait éviter les chausses trappes, utiliser les bonnes méthodes, avoir les bon réflexes… Tout ce qu’on attendrait d’un chef de projet pour qu’il vous prodigue des conseils judicieux, un accompagnement solide, qu’il vous apporte des idées innovantes, les derniers « bons plans », le concept qui fera la différence. Cependant, l’événementiel est loin d’être une science exacte, et si votre agence l’ignore, elle risque d’aller au-devant de graves déconvenues ! Ainsi, l’agence doit aussi pouvoir s’adapter, faire preuve de souplesse, car, par définition, aucun événement ne ressemble à un autre. Chacun situation est unique, et requiert une capacité à l’analyser et à y trouver une ou des solutions ad hoc.
Calme et sérénité : si vous faite appel à un chef de projet en agence, celui-ci doit posséder une qualité essentielle : le calme. L’événementiel est un métier de « direct », où l’avant et l’après n’existent pas. Autrement dit, avant l’heure, c’est pas l’heure, après l’heure, c’est plus l’heure ! L’essentiel est que la prestation soit délivrée au bon moment, coûte que coûte, et cela peut générer des moments de tension non négligeables. Le chef de projet doit être comme un phare dans la nuit : imperturbable, stable dans la nuit. Il doit être un repère pour vous, une référence. Il doit pouvoir absorber le stress et ne pas vous le restituer, car c’est son métier de savoir gérer les situations critiques, et de résoudre les moments de crise.
D’autres qualités sont non moins importantes : l’anticipation, notamment pour prévoir des plans de remplacement (les fameux « plans B »), la négociation, pour trouver des issues aux situations difficiles avec des interlocuteurs parfois retors, le sourire, la diplomatie, etc… C’est un véritable couteau suisse !
Vous l’aurez compris, une bonne agence événementielle est constituée de talents ! Donc si vous na saviez pas comment monter votre projet, comment créer et mettre en place votre événement la réponse est là !
Pourquoi passer par une agence spécialisée pour l’organisation d’événenements d’entreprise ?
Leurs idées : une agence valorisera votre projet à travers des idées novatrices, créatives ou de bon sens. Ces idées peuvent venir d’elle ou de sa capacité à accoucher les vôtres : dans ce cas-là, c’est particulièrement magique !
Leur expertise : une agence possède des contacts, un réseau, expérience qui vous permettra d’avoir un partenaire solide à vos côtés, de la prise de brief jusqu’à la mise en œuvre opérationnelle sur le terrain le jour J en passant par la phase de production.
Du temps : si vous passez par une agence d’événementiel, c’est pour en économiser ! Votre temps est précieux. Tout bon chef de projet saura vous aider de A à Z étape par étape. Du cahier des charges au bon déroulement de l’événement, le chef de projet met en œuvre les éléments nécessaires pour s’occuper de tout et dans les bonnes conditions.
